Положение о формировании фондов научной библиотеки ЮЗГУ
СОДЕРЖАНИЕ
1 Область применения
2 Нормативные ссылки
3 Термины и определения
4 Положения
4.1 Общие положения
4.2 Состав и структура фонда
4.3 Общие принципы и порядок комплектования
4.4 Обеспечение сохранности библиотечного фонда
4.5 Исключение документов из фондов научной библиотеки
Приложение А Форма заявки на приобретение литературы (скачать)
Приложение Б Форма заявки на приобретение периодических изданий (скачать)
Приложение В Форма рекомендации на исключение литературы из библиотечного фонда (скачать)
1 Область применения
Настоящее положение устанавливает порядок работы научной библиотеки (далее НБ) по комплектованию и организации ее фондов изданиями, другими документами и информацией о них с целью оперативного и полного обеспечения учебно-воспитательной и научно-исследовательской деятельности университета.
2 Нормативные ссылки
Настоящее положение разработано с учетом требований:
- Федеральных законов РФ № 78-ФЗ от 29.12.1994 г. «О библиотечном деле», № 3266-1 от 10.07.1992 г. «Об образовании», № ФЗ-94 от 21.07.2005 г. «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»;
- Инструкции об учете библиотечного фонда, утв. приказом Министерства культуры РФ № 590 от 02.12.1998 г.;
- Методических рекомендаций по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений, утв. приказом Министерства образования РФ № 2488 от 24.08.2000 г.;
- Письма Министерства финансов РФ № 16-00-16-198 от 04.11.1998 г. «Об инвентаризации библиотечных фондов»;
- Примерного положения о формировании фондов библиотеки высшего учебного заведения, утв. приказом Министерства образования РФ № 1246 от 27.04.2000;
- ГОСТ 7.76-96 «Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения»;
- ГОСТ 7.48-2002 «Консервация документов. Основные термины и определения», ГОСТ 7.50-2002 «Консервация документов. Общие требования»;
- ФГОС ВПО по направлениям подготовки университета;
- приказами и распоряжениями ректора университета;
- СТУ 03.34.023-2006 «Издательская деятельность. Требования к процессу издания»;
- ПСП 18.026 «Научная библиотека»;
- П 18.015-2009 «О библиотеках кафедр и кабинетов ЮЗГУ»;
- Положением о формировании фондов библиотеки Курского государственного технического университета, утв. 16.04.2001 г.
3 Термины и определения
Библиотечный фонд – упорядоченная совокупность документов, соответствующая задачам и профилю библиотеки и предназначенная для использования и хранения.
Документ – информация, зафиксированная на материальном носителе и включенная в фонд библиотеки.
Исключение документов – отбор, изъятие из фонда и снятие с учета непро-фильных, устаревших, излишне дублетных, ветхих документов, а также снятие с учета утраченных документов.
Комплектование фонда – совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки.
Организация фонда – совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов.
Проверка фонда – периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, а также установления их соответствия учетным документам.
Сохранность фонда – состояние фонда, характеризуемое уровнем сохранения целостности собрания документов и степенью удержания эксплуатационных свойств отдельных документов, является результатом принятия специальных мер.
Учет фонда – комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе, движении фонда, его стоимости и являющихся основой финансовой отчетности о фонде и составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности.
4 Положения
4.1 Общие положения
4.1.1 Фонд научной библиотеки создается как единый библиотечный фонд, формируемый в соответствии с тематическим планом комплектования и базой данных книгообеспеченности учебного процесса.
4.1.2 При формировании фондов НБ координирует свою деятельность с кафедрами и другими структурными подразделениями университета.
4.1.3 Вопросы формирования и организации библиотечного фонда рассматриваются на заседаниях Учебно-методического совета университета и Методического совета научной библиотеки.
4.1.4 Сотрудники структурных подразделений научной библиотеки, в непо-средственном ведении которых находится библиотечный фонд, несут ответствен-ность за его сохранность, организацию правильного учета и хранения, осуществляют меры по обеспечению оптимальных условий сохранности библиотечного фонда.
4.2 Состав и структура фонда
4.2.1 Единый библиотечный фонд включает фонды всех структурных под-разделений научной библиотеки и библиотек кафедр университета.
4.2.2 Единый библиотечный фонд состоит из различных видов отечест-венных и зарубежных изданий на различных носителях информации.
4.2.3 Степень устареваемости основных учебных изданий устанавливается по циклам дисциплин:
общегуманитарные и социально-экономические – последние 5 лет
естественнонаучные и математические – последние 10 лет
общепрофессиональные – последние 10 лет
специальные – последние 5 лет
4.2.4 Структура фонда научной библиотеки:
- Фонд основного книгохранения – основная часть единого библиотеч-ного фонда, включающая отечественные и зарубежные издания учебной и на-учной литературы на различных носителях.
- Фонд ценных книг и специализированных коллекций – часть единого библиотечного фонда, включающая документы, отличающиеся выдающимися историческими, научными, художественно-эстетическими и полиграфическими достоинствами, а также имеющие особое значение для истории, науки и культуры Курского региона и университета.
- Подсобный фонд – часть единого библиотечного фонда, пользующаяся наибольшим спросом читателей. Создается при отделах обслуживания или ка-федрах университета (П 18.015-2009), может быть специализированным, т.е. включать документы, отобранные по какому-либо признаку (виду, тематике, читательскому назначению):
• Фонд читального зала периодических изданий (ЧЗПИ) – вклю-чает периодические издания и патентную документацию.
• Фонд читального зала научной и учебной литературы (ЧЗНУЛ) – включает учебную и научную литературу, имеющуюся в несколь-ких экземплярах и пользующуюся наибольшим спросом, а также нормативно-техническую документацию.
• Фонд справочно-библиографического отдела (СБО) – включает справочную, краеведческую литературу, издания по вопросам выс-шей школы, а также научные журналы университета и труды ученых ЮЗГУ, издаваемые за последние 5 лет.
• Фонд методического отдела (МО) – включает документы и пе-риодические издания по библиотечному делу.
• Фонд кафедральных библиотек (КБ) – является частью единого библиотечного фонда и включает издания по профилю кафедр уни-верситета, обучающиеся и преподавательский состав которых нуж-даются в постоянном использовании данной литературы.
• Фонд диссертаций и авторефератов – включает диссертационные работы на соискание ученой степени доктора и кандидата наук, защищенные в ЮЗГУ, авторефераты диссертационных исследований и собирается в секторе обслуживания научных работников и аспирантов (СОНРА) научной библиотеки.
• Фонд электронных документов – включает издания на электрон-ных носителях информации по различным отраслям знания и соби-рается в отделе компьютерных технологий (ОКТ) научной библио-теки.
Учебный фонд – включает учебную литературу, рекомендованную ка-федрами для обеспечения учебного процесса, формируется в соответствии с ра-бочими учебными планами и программами кафедр университета и нормами книгообеспеченности.
4.3.1 Основные принципы комплектования библиотечного фонда:
- принцип соответствия между новыми и имеющимися в библиотечном фонде документами в качественном и количественном соотношении, а также соот-ветствие библиотечного фонда направлениям подготовки (специальностям) университета и информационным потребностям пользователей библиотеки;
- принцип координирования – взаимодействие с кафедрами и другими структурными подразделениями университета;
- принцип систематичности реализуется в системе мероприятий, направ-ленных на соблюдение последовательности, сроков выполнения, непрерывность и повторяемость процессов, составляющих цикл комплектования библиотечного фонда.
4.3.2 Научная библиотека осуществляет следующие виды комплектования:
Текущее – комплектование фонда вновь изданными профильными докумен-тами.
Ретроспективное – комплектование фонда отсутствующими профильными документами или недостающими экземплярами документов за прошлые годы.
4.3.3 Фонд научной библиотеки формируется на основе предварительного заказа в соответствии с:
тематическим планом комплектования (ТПК), отражающим профиль учебных дисциплин и тематику научно-исследовательских работ;
базой данных «Книгообеспеченность», включающей информацию о контин-генте студентов, учебных дисциплинах, изданиях, рекомендованных к использованию в учебном процессе и пр.
ТПК и БД «Книгообеспеченность» составляются сотрудниками отдела ком-плектования и научной обработки (ОКиО) научной библиотеки по согласованию с кафедрами университета и систематически актуализируются на основе сведений о приобретении и исключении документов, изменении состава обучающихся или структуры вуза, рабочих учебных планов и программ.
4.3.4 В единый библиотечный фонд поступают печатные и другие документы, полученные из бюджетных и внебюджетных источников финансирования посредством покупки, подписки, взамен утерянных читателями (замена), по книгообмену, безвозмездно (в дар), изданные в полиграфическом центре (типографии) университета, печатные копии диссертаций и авторефератов, защищенных в диссертационных советах ЮЗГУ.
4.3.5 Основными источниками комплектования библиотечного фонда явля-ются: российские и зарубежные издательства, книготорговые организации, библиотечные коллекторы, информационные и подписные агентства, организации, являющиеся правообладателями электронных ресурсов, обменные фонды библиотек и др.
4.3.6 Формирование библиотечного фонда осуществляется в следующем порядке:
4.3.6.1 Оформление заказов на издания проводится в течение всего года по мере поступления информационных материалов от издательств, книготорговых организаций и др. учреждений;
4.3.6.2 Заявки от кафедр на приобретение литературы (по форме приложения А) и периодических изданий (по форме приложения Б) поступают в отдел комплектования и обработки литературы научной библиотеки;
4.3.6.3 Сотрудники ОКИО научной библиотеки:
- проверяют правильность оформления заявки и сверяют заказы на издания со служебным и электронным каталогами на предмет наличия либо отсутствия в фонде НБ ЮЗГУ;
- при формировании задания на проведение конкурсных мероприятий осуществляют сверку наличия заказанных изданий в издательствах;
- обосновывают и согласовывают с преподавателями кафедр любое изменение или отказ в выполнении заявки. При невозможности выполнения заявки кафедре предлагается оформить заказ на равноценное издание;
- могут самостоятельно (без согласования с кафедрами) принимать решение о закупке справочной, краеведческой и художественной литературы.
4.3.6.4 Приоритет в выполнении имеют заявки, связанные с открытием новых специальностей, увеличением набора студентов, низким коэффициентом книгообеспеченности дисциплины или недостаточной новизной литературы, имеющейся в фонде;
4.3.6.5 Приобретение документов путем проведения конкурсных мероприятий осуществляется в соответствии с требованиями Федерального Закона РФ № ФЗ-94 от 21.07.2005 г. «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».
4.3.6.6 Все документы, полученные НБ, поступают в ОКИО для постановки на учет, каталогизации, систематизации и технической обработки. Распределение новой литературы в подсобные фонды НБ осуществляется в соответствии с количеством приобретенных экземпляров. Единственные экземпляры изданий распределяются в зависимости от вида издания в читальный зал научной и учебной литературы (ЧЗНУЛ) или справочно-библиографический отдел (СБО). Многоэкземплярная литература распределяется следующим образом: 2 экз. – в ЧЗНУЛ, остальные издания – в учебный фонд отдела абонемента.
4.3.6.7 Печатная продукция, издаваемая сотрудниками кафедр университета в полиграфическом центре (типографии) ЮЗГУ, передается в ОКИО научной библиотеки по требованию-накладной в соответствии с СТУ 03.34.023-2006 «Издательская деятельность. Требования к процессу издания».
4.3.6.8 Все издания и документы, приобретенные другими подразделениями университета за бюджетные или внебюджетные средства, поступают в ОКИО для включения в единый библиотечный фонд в течение месяца с момента приобретения.
4.3.6.9 Новая литература, прошедшая учет и научную обработку, поступает в отдел книгохранения (ОКХ) научной библиотеки. Сотрудники ОКХ передают новую литературу в отделы библиотеки в соответствии с сиглой хранения каждого документа. Получение изданий удостоверяется подписью заведующего структурным подразделением НБ на карточке топографического каталога.
4.3.7 Информирование кафедр университета о новых поступлениях литературы и о выполнении заявок осуществляется сотрудниками ОКИО по электронной почте в течение 3-х дней после передачи документов в фонд.
4.3.8 При комплектовании библиотечного фонда предпочтение отдается учебным изданиям и др. документам, имеющим гриф Министерства образования и науки Российской Федерации и других федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, имеющих подведомственные учебные заведения.
4.3.9 Учебные издания приобретаются из расчёта обеспечения каждого обу-чающегося минимумом обязательной учебной литературы по всем циклам дисциплин, реализуемых образовательными программами:
|
Основная учебная
литература
|
Циклы дисциплин |
Кол-во экз.
на 1
обучающегося
|
Естественнонаучные
и математические |
0,5 |
|
Общепрофессиональные |
0,5 |
|
Специальные |
0,5 |
|
Дополнительная |
По всем циклам
дисциплин |
0,2 - 0,25 |
4.3.10 Научные издания приобретаются в соответствии с основными направлениями научно-исследовательской работы университета и с учетом потребностей профессорско-преподавательского состава, студентов-дипломников, аспирантов в количестве не более 1 – 5 экз.
4.3.11 Порядок формирования фондов и организация обслуживания пользователей кафедральных библиотек осуществляются в соответствии с положением П 18.015-2009 «О библиотеках кафедр и кабинетов ЮЗГУ».
4.4 Обеспечение сохранности библиотечного фонда
4.4.1 Основная задача сохранения библиотечного фонда в процессе использования – максимальное продление срока сохранения оригинала документа в состоянии, позволяющем его использование.
4.4.2 Организация и координация работы по обеспечению сохранности биб-лиотечного фонда осуществляется комиссией по сохранности библиотечного фонда, созданной в научной библиотеке университета.
4.4.3 Основные условия, обеспечивающие сохранность библиотечного фонда:
- четкая организация системы учета и проверки библиотечного фонда;
- обеспечение сохранности на всех этапах движения документа в процессе использования;
- обеспечение защиты оригиналов документов в процессе использования;
- определение меры ответственности за повреждение библиотечных документов;
- создание в книгохранилище НБ санитарно-гигиенического, температурно-влажностного и светового режимов хранения документов в соответствии с ГОСТ 7.48-2002 «Консервация документов. Основные термины и определения» и ГОСТ 7.50-2002 «Консервация документов. Общие требования»;
- обеспечение работ по сохранности библиотечного фонда необходимой инструктивно-методической документацией.
4.4.4 Учет библиотечного фонда должен обеспечивать полноту и достовер-ность учетной информации и осуществляется согласно приказу Министерства образования Российской Федерации от 24.08.2000 г. № 2488 и Инструкции об учете библиотечного фонда от 02.12.1998 г. № 590 Министерства культуры Российской Федерации.
4.4.5 Порядок выдачи из фондов НБ и возврата документов пользователям осуществляется в соответствии с ПР 18.003-2011 «Правила пользования научной библиотекой ЮЗГУ».
4.4.6 Проверка библиотечных фондов проводится систематически в сроки, установленные письмом Министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечных фондов» от 04.11.1998 г. № 16-00-16-198, и в соответствии с Инструкцией об учете библиотечного фонда от 02.12.1998 г. № 590 Министерства культуры Российской Федерации, перспективного плана проверки фонда НБ на 2009 – 2023 гг. и П 18.015-2009 «О библиотеках кафедр и кабинетов ЮЗГУ».
4.5 Исключение документов из фондов научной библиотеки
4.5.1 В целях определения эффективности использования фондов системати-чески проводится анализ их использования.
4.5.2 Сотрудники отдела книгохранения НБ ежегодно (в соответствии с пла-ном работы) просматривают фонд с целью выявления малоиспользуемых изданий для их последующего отбора и исключения из библиотечного фонда согласно рекомендациям кафедр университета (по форме приложения В). При исключении из библиотечного фонда многоэкземплярной литературы один экземпляр издания не подлежит списанию и остается в фонде научной библиотеки.
4.5.3 Ветхие, дефектные, устаревшие по содержанию, дублетные, утраченные издания и др. документы исключаются из библиотечного фонда комиссией по списанию литературы в порядке, установленном Инструкцией об учете библиотечного фонда от 02.12.1998 г. № 590 Министерства культуры Российской Федерации.
